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中心2019年檔案數字化項目詢價采購公告
來源:省疾控中心后勤處 2019年03月29日 瀏覽次數:11625 【打印】 【關閉】
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浙江省疾病預防控制中心擬以公開詢價采購2019年檔案數字化項目,歡迎國內合格的供應商前來報名參與。

一、詢價項目編號:ZJCDC-2019008

二、采購內容和要求:

項目:2019年檔案數字化項目

、工作內容及相關要求

(一)工作內容

本次項目紙質檔案整理約1萬件,掃描15萬頁,具體數量以實際工作量為準最終在單價不變的前提下按實結算。

技術要求

1、檔案整理工作要求整理規范執行DA/T22-2015《歸檔文件整理規則》及《浙江省疾病預防控制檔案管理辦法》。  

1.1  歸檔文件的修整:對破損文件進行修裱,應按照DA/T25-2000予以修復;對字跡模糊或易褪變的文件進行復制;去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品;褶皺紙張需進行平整、撫平邊角。對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

1.2歸檔文件的裝訂:裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理;裝訂時應將“件內”各頁按一定方式對齊,便于翻閱利用;采用左邊裝訂的文件應當左齊下齊;薄的采用縫紉機軋線、厚的采用三孔一線裝訂方式,裝訂必須結實。

1.3歸檔文件的分類:符合《浙江省疾病預防控制檔案管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等的要求。

1.4歸檔文件的編號:根據《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)等相關規定蓋歸檔章、編號以件為單位逐頁編制頁碼,分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

1.5歸檔文件的著錄根據《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)等相關規定按實錄入檔案條目。

1.6歸檔文件的目錄與封面制作目錄表格采用A4幅面,頁面橫向設置歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印裝訂成冊,并編制封面。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等。

1.7歸檔文件的裝盒將歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,具體參照《浙江省疾病預防控制檔案文書業務類排列順序表正確填寫檔案盒(包括盒面、背脊)及備考表項目;盒號采用流水號編排。

1.8歸文件的上架應在指定的檔案庫房入庫上架。 歸檔文件的 排架:裝盒完畢后,歸檔文件按年度—保管期限分類排架,每年形成的檔案按保管期限依次上架,從上到下、從左到右的順序排架。

2、數字化掃描工作要求嚴格管理,明確責任,落實安全保密管理機制和質量管理機制,確保檔案原件和數字化檔案信息的安全,確保各環節工作符合質量要求,建立完整、規范的工作記錄。

2.1條目著錄:沒有著錄文件目錄的須由加工單位按實進行著錄,有著錄文件目錄的要對原目錄進行認真核對,著錄和核對結果的準確度要達到95%以上。

2.2檔案整理:對拆掃描的檔案,應在保護檔案不受損害的前提下,拆除裝訂物。在檔案掃描的前處理過程中,對所有檔案進行逐盒逐件逐頁的檢查、登記,對于有折痕等不平整現象進行相應處理以確保掃描全文的質量。對于破損嚴重的檔案,應通知檔案室工作人員協調處理,掃描時要在確保原檔案安全的前提下,保證檔案掃描的質量。掃描完成后,拆除過裝訂物的檔案應保持每盒(件)檔案原有的排列順序不變,不掉頁、左邊和底邊整齊,并按規范裝訂裝盒。

2.3檔案掃描:檔案掃描分辨率采用300dpi,多頁TIFF格式保存,LZW壓縮模式,彩色掃描,照片以原色彩為準,采用600dpi,TIFF格式保存,均保持原檔方向,圖紙分辨率采用300dpi,彩色掃描。

掃描時,應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素,設置最佳的掃描明暗度、對比度設置,保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據檔案幅面的大小和紙張狀況,選擇相應掃描儀。其中大幅面檔案可采用小幅面掃描后進行圖像無痕拼接處理,同時保留分幅畫面;同頁有兩個以上文件,需分別掃描后再進行合頁。掃描時保證檔案原件的安全,對于破損嚴重的檔案,需要通知檔案室工作人員,進行登記和相應處理后,方可進行掃描。掃描時應在工作流程表上認真登記掃描的頁碼和頁數,并核對每份文件的掃描頁碼、頁數與實際的文件頁碼、頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法,有漏頁、破損也應注明。

2.4圖像處理:應對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調整,圖像應居中,保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不得大于1度,圖像拼接處信息要完整,不能缺少任何信息。圖像深淺不一時,采用平衡功能,調整圖像深淺一致。

2.5文件存儲與備份:以目錄數據庫內該文件檔號對掃描圖像建立文件夾,多頁TIFF文件命名與檔號一致。數據硬盤內文件電子影像存儲格式為TIFF格式。掃描后的電子文件需要提交硬盤存儲做備份之用,硬盤由客戶方負責。其質量標準如下:

1)硬盤制作一式兩份,包括存儲格式TIFF數據和利用格式PDF數據,并轉換二層PDF。目錄應與其相應的掃描檔案保存在同一硬盤上。

2)同一份文件,不跨越二個硬盤。

3)文件影像存于符合標準的優良硬盤。

4)硬盤表面標示硬盤編號并注明硬盤內目錄索引信息。

5)在硬盤拷貝完成后,與影像系統檔案進行比對一次,以確保檔案資料無遺漏及正確性。

6)硬盤拷貝人員對于所有硬盤序號進行管理與記錄。

7)拷貝的硬盤要著錄硬盤目錄數據庫,著錄項目按浙江省檔案館的要求制定。

2.6數據掛接:數字化加工后的檔案數據,須完全符合浙江省數字檔案館的技術要求,圖像數據要進行壓縮與格式轉換,生成規范的利用格式如PDF、DJVU等,做到與檔案管理系統的正確掛接。按照《檔案著錄規則》(DA/T18)、《浙江省綜合檔案館電子目錄數據庫結構與交換格式》及浙江省檔案館的有關要求,制定符合浙江省檔案館目前使用的檔案管理系統要求的文件存放路徑規則和文件命名規則,包括案卷級和文件級。規范目錄著錄內容,包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求等。如有錯誤或不規范的案卷題名、正題名、責任者、發文日期、起止頁號和頁數等,應進行相應處理,并注明具體原因和處理方法,條目與對應影像文件掛接正確率要求達到100%。

2.7裝訂裝盒:掃描加工完成,清點后,需要裝訂的對檔案進行裝訂,需要裝盒的裝盒,檔案盒由檔案室提供。

2.8質量自檢:加工單位必須建立嚴格的質量檢測體系,對加工的數據進行自檢,自檢達到浙江省檔案局數字化掃描數據質量標準的,才能遞交檔案室驗收。

2.9數據掛接:數字化加工后的檔案數據,須完全符合浙江省數字檔案館的技術要求,做到與檔案管理系統的正確掛接,條目與對應電子文件掛接正確率要求達到100%。

驗收要求

由加工單位自檢合格后提交,并提供該批檔案的數量報告和自檢報告。

1.檔案整理驗收:按實際整理件數的20%進行抽檢,對檔案數量、文件狀況、歸檔文件頁數與順序、裝訂要求等方面進行檢查,如發現檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責任;發現著錄錯誤、順序錯誤、裝訂不符要求作為差錯,合格率達到95%以上(含95%)予以驗收通過。

2.數字化掃描驗收:以數據報送省檔案局檔案登記備份中心合格后通過驗收。

(四)安全要求

嚴格遵守《保密守則》等相關關規定檔案整理、掃描工作必須在指定的場所內進行,確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案,如有違法者,將追究法律責任。加工單位應做到:

1.與項目工作人員簽訂保密協議,加強對工作人員的保密教育。實際操作人員應具有高中或以上學歷,并且有戶籍所在地公安機關出示無犯罪記錄證明

2.建立嚴格的保密制度,加強管理,杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。

3.不同的工序之間要采取措施,杜絕泄密事故的發生。

4.掃描加工場地要采取必要的安全及保密措施,保證檔案原件的安全和保密。

5.分批驗收進行數據移交時,計算機上的數據必須在檔案室工作人員的現場監督下銷毀。

6.不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備。不得把帶有攝像功能的手機帶到工作場所,手機統一保存在固定地點,使用電話應到加工場所外。

7.加工過程安全要求:USB端口封閉使用按照既定規則、路徑,自動備份目錄數據、圖像文件,并可進行數據庫恢復。

(五)其他要求

1.加工單位對檔案整理、掃描的各個環節均應進行詳細的登記,建立工作日志并及時整理、匯總,裝訂成冊,在工作完成的同時建立起完整、規范的記錄,完工驗收時應提交立檔單位備查。

2.要求加工單位在簽立合同時成立項目組,指定專人負責該項目,并列出具體的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施。

3.在結算單價外不再額外增加任何費用,如有特殊情況,雙方協商解決。

、商務要求

(一)項目承包方式及報價要求

1、加工單位應按照項目內容要求,根據項目特點和企業條件確定報價,包括人員費、水電費、機械損耗費、加工耗材費、質檢費用等一切與該項目相關的所有費用,如有漏項,視同已包含在其總項目中。

2、本項目分別對完成1檔案整理綜合報價、完成1頁紙質檔案掃描綜合報價最后支付總費用為此單價乘以總件和單價乘以總頁數之和。頁數計算方法為:紙張小于等于A4幅面的,每一張計為一頁,紙張大于A4幅面的,按實際大小折算為A4幅面。

 

采購內容

      單   

檔案整理

        /件

檔案掃描

        /頁

付款結算方式:經審核后,按照實際工作數量和供應商單價進行結算和支付。

加工單位資質要求:加工單位必須具有經市檔案行政主管部門備案核定的檔案中

介服務資格,業務范圍中含“檔案整理、檔案數字化加工”;具備保密相關資質;具有衛生計生系統單位檔案整理經驗,熟悉業務檔案整理相關流程。

本項目更多詳細內容和要求請電話咨詢,聯系電話:87115024  裘女士 

三、詢價供應商資格要求:

1、具有獨立法人資格,獨立承擔民事責任的能力,具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度,具有履行合同所必需的設備和專業技術能力,有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄,參加政府采購活動前三年內,在經營活動中沒有重大違法違規記錄;  

2、必須具有產品經營許可、服務許可;

3、具有相關產品的代理授權優先

四、報名時間及地點等:

時間:自公告日期起至44日下午14:30截止,節假日除外,供應商可通過電話傳真報名。上午:8:30-11:30;下午:13:30-16:30

地點:杭州市濱江區濱盛路3399號浙江省疾病預防控制中心綜合樓601房間。

五、詢價時須提交的資料:

1、每項產品的產地貨號、報價、交貨日期。

2經有關部門年檢通過的營業執照副本復印件、詢價供應商簡介復印件,復印件必須加蓋單位公章;

3、法人委托書(附件,委托人身份證,提資料均需加蓋供應商單位公章授權代表應為供應商在職職工,授權代表的社保繳納證明(由社保機構在采購活動期間(采購公告發布日至詢價截止日)出具)。

4、詢價資料詢價現場提交;

5、所有詢價文件正副本(一正二副,共三份)需分別裝訂成冊,采用膠裝(粘貼方式裝訂),不得采用活頁夾等可隨時拆換的方式裝訂

6、待確認產品供應商后,供應商請在一周內提供一式三份加蓋公章的《浙江省疾病預防控制中心詢價采購合同》和《醫療衛生機構廉潔購銷合同》,見附件二、三。

六、詢價談判時間地點:44 星期下午1430

地點:浙江省疾病預防控制中心綜合樓500室。

其他相關事項另行通知。

七、聯系方式

采購單位:浙江省疾病預防控制中心

地點:杭州市濱江區濱盛路3399號

聯系人:趙先生

聯系電話:87115300

    附件一 法人授權書.doc

    附件二 合同.doc

    附件三 廉政協議.doc

責任編輯:網站管理員
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